PensioenSupport

Wij houden je pensioenregeling voor je in de gaten

We voeren de gegevens van je pensioenregeling in onze systemen in. Vervolgens houden we relevante pensioenontwikkelingen in de gaten. Dat gaat om ontwikkelingen bij je pensioenuitvoerder, veranderende wetgeving, fiscale zaken en algemene maatschappelijke ontwikkelingen.

Doordat we je regeling in ons systeem hebben zitten, kunnen we snel beoordelen of een dergelijke ontwikkeling relevant voor je is. Als dat zo is, informeren we je daar over (en misschien net zo belangrijk: als dat niet zo is laten we je met rust). Zo dragen we er zorg voor dat je pensioenregeling up to date blijft en zo goed mogelijk blijft aansluiten op je doelen.

Je pensioenuitvoerder stuurt ons regelmatig informatie over je regeling en de administratie daarvan. Die leggen we voor je vast. Als daar informatie tussen zit die belangrijk voor je kan zijn of die aanleiding geeft om actie te nemen, laten we dat weten. Als we fouten tegenkomen, melden we die ook. Je kunt ons dan de opdracht geven om daar iets aan te doen, of er zelf achteraan gaan.

De totale financiële positie van elke medewerker simpel en overzichtelijk in beeld

Dat doen we met een website die op de naam van jouw bedrijf staat. Je medewerker logt daar op in en door de opzet van de website ontstaat moeiteloos begrip van haar of zijn pensioen (en de waarde daar van).

Het PensioenVanWerkgever portaal geeft antwoorden en voorkomt vragen
Medewerkers kunnen zelfstandig veel antwoorden op hun vragen vinden in hun PensioenVan portaal. Op twee manieren:

• Het portaal biedt de werknemers een continu actueel overzicht van hun totale huidig inkomen en pensioeninkomen in netto bedragen per maand. Dat scheelt al heel veel vragen.

Klik voor voorbeeld van het financieel overzicht scherm

• Het portaal bevat uitgebreide en simpel beschreven antwoorden op vragen en korte handleidingen. Alles is zo beschreven dat medewerkers veel voorkomende zaken zelf op kunnen lossen.

Klik voor voorbeeld van de kennisbibliotheek

De module MedewerkerSupport sluit naadloos op PensioenVan aan en is er voor de pensioenzaken die je niet met een website kunt regelen. Daarover vindt je hieronder meer uitleg.

De PensioenVan website van je bedrijf is ook de basis van alle pensioencommunicatie. Lees daarover meer in onze uitleg over hoe wij met PensioenCommunicatie waarde voor je bedrijf creëren.

klik en regel simpel een persoonlijke demonstratie

Helpdesk voor de pensioenvragen van je medewerkers

Met MedewerkerSupport geef je je medewerkers rechtstreeks toegang tot onze pensioen helpdesk. Ze kunnen ons bellen of mailen met hun vraag en wij helpen ze verder.

Het gaat daarbij dan om zogenaamde “enkelvoudige vragen” over een specifiek onderdeel van hun pensioen. Bijvoorbeeld hoe hoog het pensioen wordt, wanneer ze kunnen pensioneren, waardeoverdrachten, wat ze moeten doen nu er een kind is geboren of er een echtscheiding speelt.

We houden de kosten voor je in de hand
Als onze hulp meer dan ongeveer een kwartier tijd gaat kosten, vragen we eerst je toestemming om die tijd te gaan besteden.

Meer integrale hulp, zoals pensioenplanning, on-boarding, voorbereiding op pensioneren vraagt al snel een uur of meer tijd. Ook dat doen we maar dat valt niet onder MedewerkerSupport. Voor dit soort medewerkerscommunicatie varieert de behoefte en situatie sterk per werkgever en daarom maken we daar maatwerkafspraken voor.

De combinatie met PensioenVan brengt stevige voordelen

Je PensioenVan website maakt deze module een stuk efficiënter (en dus voordeliger) op twee manieren.

• Ten eerste zullen medewerkers veel minder MedewerkerSupport nodig hebben. Op PensioenVan vinden ze al heel veel antwoorden op hun vragen. Lees daarover hierboven meer.
• Ten tweede kunnen we je medewerkers veel efficiënter helpen als ze toch contact met ons opnemen. De hele pensioenregeling en individuele situatie wordt al “panklaar” door PensioenVan aangereikt aan onze adviseur. Je medewerker en onze adviseur zijn dus veel minder tijd kwijt met het in kaart brengen van de situatie waar de vraag betrekking op heeft.

PensioenVan is geen voorwaarde voor MedewerkerSupport, maar maakt medewerkerSupport wel voordeliger en effectiever.

Ondersteuning voor wie verantwoordelijk is voor jullie pensioenregeling

Soms loop je als werkgever tegen pensioenzaken aan waar je niet zelf uitkomt of die je te veel tijd kosten. Met WerkgeverSupport staat ons team voor je paraat om je dan te helpen. Afhankelijk van de vraag en situatie zoeken we de pensioenadviseur die het best kan helpen de zaak op te lossen.

Het kan voorkomen dat je als werkgever niet direct in de gaten hebt dat het verstandig zou zijn ergens actie op te nemen.
Daar hebben we twee “beveiligingen” tegen.

• Door het PensioenSupport abonnement, houden we sowieso je regeling al in de gaten. Daar kun je hierboven meer over lezen.
• Periodiek, meestal jaarlijks, komen we naar je toe voor een pensioenupdate.
  We checken dan de belangrijke onderdelen van je regeling. Wat we daarbij tegenkomen en dingen die ons opvallen tijdens het beheer van jullie regeling bespreken w ein een persoonlijk gesprek. Als we suggesties voor verbeteringen hebben delen we die. Daarnaast nemen we de pensioenontwikkelingen waar je bedrijf mee te maken kan krijgen op een heldere manier door en lichten we je in over relevante ontwikkelingen bij de uitvoerder van de pensioenregeling.

Zo kun je gerust zijn dat je je pensioenregeling onder controle houdt.

Een pensioen zonder problemen begint bij het managen van de bron: de foutloze uitwisseling van gegevens

Heel simpel, de administratie moet gewoon kloppen. Denk aan dingen als als af- en aanmelden van medewerkers, salarisaanpassingen, in- en uitdiensttredingen, waardeoverdrachten en pensioneren.

Dat kun je natuurlijk zelf doen. Maar er zijn twee alternatieven die je veel tijd, geld en gedoe kunnen besparen:

• Je kunt je pensioenadministratie aan ons uitbesteden.

We voeren dan de administratieve zaken met betrekking tot je pensioenregeling(en) uit.  Zoals het vastleggen en muteren van deelnemersgegevens, en de financiën rondom de regeling zoals facturatie, betaling en eventuele rekening couranten. Dan heb je er verder geen omkijken naar en weet je dat alles goed geregeld is.

• Je koppelt je loonadministratie met die pensioenadministratie van de pensioenuitvoerder.

Tegenwoordig zijn de meeste loonadministraties  koppelbaar met de pensioenadministratie van de uitvoerder. Wij zorgen dat die koppeling op de juiste manier gemaakt wordt. Dan gaat de meeste pensioenadministratie al automatisch foutloos goed. En voor de lastige uitzonderingen staat ons PensioenSupport team voor je klaar.

Lees meer

Zeker weten dat je pensioenadministratie op orde is

Administratieve fouten kunnen fikse problemen veroorzaken.

Lees meer

Bij een administratieve audit controleren we of alle pensioenzaken juist geadministreerd zijn. Niet alleen in jullie administratie, maar ook bij de pensioenuitvoerder. Fouten die we vinden lossen we meteen op.

Daarnaast lopen we de administratieve processen door. Zitten daar misschien stappen in die efficiënter kunnen, of zijn er stappen die het risico op fouten vergroten? Onze bevindingen noteren we in een helder verslag, samen met aanbevelingen als we verbetermogelijkheden zien.

Zeker als je de pensioenadministratie zelf uitvoert, is de administratieve audit een geruststellende extra check.

De juridische audit controleert de juridische aspecten van je pensioenregeling

Wij noemen het “incongruënte pensioenhuizen”, en we vinden ze helaas te vaak. We gebruiken die omschrijving als we een werkgever aantreffen waarbij de verschillende documenten waar pensioen is geregeld niet (meer) met elkaar kloppen. Dat is een garantie voor problemen in de verloning, premieafdrachten, pensioenrechten van medewerkers en geeft juridische complicaties.

Bij een audit controleren we alle pensioeninformatie uit alle bronnen. Denk niet alleen aan wetgeving, arbeidsovereenkomst, pensioenovereenkomst en pensioenreglement maar ook de loon- en pensioenadministratie. We kijken of alles goed op elkaar aansluit, klopt en wettelijk gezien ook mag. De resultaten van de audit rapporteren we in een helder richtinggevend verslag met actielijst.

Lees meer

Als het pensioenhuis eenmaal solide staat, voorkomt dat veel problemen. Daarna kunnen we volstaan met een beperkte periode check.

We vertalen technisch “pensioens” naar gewoon Nederlands

Pensioenjargon kan een bron van verwarring zijn. De pensioenregeling is beschreven in complexe juridische documenten. Vind daar maar eens snel antwoorden in voor vragen die je hebt. Dat is zelfs voor pensioenprofessionals vaak een uitdaging.

Wij maken een helder geschreven samenvatting van je pensioenregeling zodat je antwoorden op veel vragen snel bij de hand hebt. Dat beperken we niet tot de pensioenregeling maar we nemen er alle verzekerde arbeidsvoorwaarden in op. Ook als die via andere adviseurs of rechtstreeks bij verzekeraars lopen. En uiteraard actualiseren we de samenvatting jaarlijks.

Vooral als je veel zelf wilt doen, is ons handboek pensioenadministratie een uitkomst. We schrijven het handboek pensioenadministratie specifiek voor jouw bedrijf en heel concreet.  Omdat dingen kunnen veranderen, controleren we het handboek jaarlijks en passen het zo nodig aan.